Planowanie Roczne czy 12-tygodniowe w Firmie? Wnioski z Książki 12-tygodniowy Rok

7 stycznia 2019

Planowanie w firmie to dosyć złożony temat. Jest on nie tylko czasochłonny, ale także wymaga zaangażowania wielu osób. W większości organizacji, z którymi się spotkałam, planowanie odbywa się w systemie rocznym, ja jednak chciałabym w tym artykule poruszyć także temat planowania 12-tygodniowego.

Pominię tutaj główne elementy składowe planowania w firmie, takich jak: identyfikacja celów, analiza obecnej sytuacji, zestawienie planów z dostępny budżetem itd. Chcę Ci po prostu pokazać, dlaczego warto poznać technikę planowania na 12 tygodni.

Na czym polega planowanie 12-tygodniowe?

Jakiś czas temu przeczytałam książkę “12-tygodniowy rok. Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy”, której autorem jest Brian P. Moran oraz Michael Lennington. Obaj Panowie przekonują, że planowanie w systemie rocznym bardzo często skazane jest na niepowodzenie, gdyż trudno jest przewidzieć co będzie za kilkanaście miesięcy. Ponadto planując cele na rok do przodu, na ich realizację mamy bardzo dużo czasu. Jest w tym sporo racji, nieprawdaż?

12-tygodniowy rok to tylko 12 tygodni. Nie ma tu czasu na analizowanie, przekładanie czy odwlekanie. Każdego dnia trzeba podjąć konkretne działania, by zrealizować wyznaczone cele. Każde zadanie ma swój określony termin wykonania i bardzo trudno go zmienić, jeśli chcesz wyrobić się w czasie. 

Co więcej, nie ma tu też mowy o zadziałaniu Prawa Parkinsona, zgodnie z którym konkretne zadanie wykonujemy tak długo ile czasu na nie przeznaczymy. Innymi słowy, jeśli dasz sobie godzinę na odpisanie na e-maile, to tyle będziesz to robił, nawet jeśli faktycznie powinno Ci to zająć tylko 40 minut. Może brzmieć to dla Ciebie jak absurd, ale niestety to naprawdę tak działa, u mnie działa ;-). Poza tym, brak tu miejsca na prokrastynację, która może dopaść każdego, zwłaszcza ambitnych pracowników. Nie będę się zagłębiać w to zagłębiać, bo prokrastynacja to temat na osobny wpis.

Planowanie 12-tygodniowe - krok po kroku

Książka “12-tygodniowy rok. Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy” napisana jest lekkim językiem, ma też tylko ok. 230 stron, dlatego zachęcam Cię do jej przeczytania. Tu przytoczę jedynie główne kroki, na których opiera się planowanie 12-tygodniowe.

Krok I - Wyznacz pierwszy dzień 12-tygodniowego roku

Krok II - Określ cele jakie mają być osiągnięte i wyznacz do nich odpowiednie KPI (kluczowe mierniki efektywności)

Krok III - Cele podziel na mniejsze kamienie milowe i wypisz jakie rzeczy muszą się zadziać by je osiągnąć. 

Krok IV - Zaplanuj (realistycznie) jakie działania należy podjąć w konkretnych tygodniach, a następnie dniach.

Krok V - Zarezerwuj czas pod koniec tygodnia - najlepiej w piątek - na jego podsumowanie, weryfikację założeń i ewentualną modyfikację planu.

Krok VI - Działaj!

Oczywiście, jeśli chcesz wdrożyć planowanie 12-tygodniowe w firmie lub w Twoim zespole to kroki te powinieneś zrealizować razem ze współpracownikami - także te, które dotyczą planowania i rozdzielania zadań. Jest to bardzo istotne, aby każdy zrozumiał, o co w tym wszystkim chodzi i czuł się współtwórcą planu. 

Warto podkreślić, że działanie w systemie 12-tygodniowym zakłada częstszą niż w planowaniu rocznym weryfikację realizacji celów, cotygodniowe podsumowania i  łatwiejsze (bo mniejsze) modyfikacje w planach jeśli coś idzie inaczej, niż założyłeś. 

“Planowanie 12- tygodniowe wywołuje wzmożoną potrzeby pilnego działania, większe skupienie się na kilku najważniejszych czynnościach prowadzących do sukcesu i spełnienia, a także koncentrację na codziennym realizowaniu tych posunięć, dzięki którym osiągniesz cele długoterminowe”

Planowanie roczne czy 12-tygodniowe?

Poniżej w punktach zestawiłam moim zdaniem główne zalety i wady planowania rocznego oraz 12-tygodniowego:

Planowanie roczne - zalety:

  • Planujesz raz a dobrze, “teoretycznie” poświęcasz mniej czasu na planowanie  - teoretycznie, bo faktycznie wychodzi zwykle tyle samo
  • Cele ustalane są tak jak zawsze, nie musisz uczyć siebie i współpracowników innego podejścia do planowania
  • Podsumowanie działań i realizacji celów odbywa się zazwyczaj co miesiąc lub co kwartał (rzadziej niż w planowaniu 12-tygodniowym)
  • Masz mniejszą presję czasową
  • Jeśli w danym miesiącu masz spadek formy to możesz jeszcze wszystko nadrobić w kolejnych miesiącach

Planowanie roczne - wady:

  • Istnieje tutaj duże ryzyko odkładania konkretnych działań na później - masz przecież jeszcze dużo czasu do końca roku
  • Nie jesteś w stanie przewidzieć co będzie się działo za kilka miesięcy i czy zaplanowane działania będą mogły się odbyć
  • Większość Twojej konkurencji zapewne planuje w systemie rocznym i sprzedawcy intensyfikują swoje działania pod koniec roku, przez co klienci mają mniej czasu dla Ciebie
  • Obejmuje zbyt wiele celów i powoduje rozproszenie uwagi

Planowanie 12-tygodniowe - zalety:

  • Wywołuje wzmożoną potrzebę działania, aby osiągnąć cele
  • Uczy koncentracji i skupienia na zadaniach
  • Wyrabia nawyk systematycznego analizowania postępów i tego jak zbliżasz się do założonych planów
  • Brak tu czasu na odkładanie wszystkiego na później
  • Gdy Ty działasz konkurencja bardzo często “jeszcze śpi”
  • Mobilizacja do działania, która pojawia się na koniec roku, będzie u ciebie trwać niemal nieustannie

Planowanie 12-tygodniowe - wady:

  • Trzeba być systematycznym i asertywnym
  • Trzeba znaleźć czas na podsumowania tygodnia
  • Niezbędna jest otwartość na zmiany
  • Technika, którą proponują autorzy wymaga nauczenia się pracy w blokach czasowych
  • Musisz nauczyć się konkretnie planować każdy tydzień

Do Twojej oceny pozostawiam, który typ planowania wygląda skuteczniej. Niemniej jednak zachęcam Cię do przeczytania tej książki i spróbowania ustalania celów w systemie 12 tygodniowym

Ponieważ w firmie taka zmiana może wprowadzić dużą dezorganizację, dlatego spróbuj najpierw na swoich własnych celach. Sprawdź jak to wygląda w praktyce i oczywiście podziel się wnioskami oraz przemyśleniami. Chętnie je poznam!

A może już czytałeś książkę “12- tygodniowy rok.  Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy”? Co więcej, może planowanie 12-tygodniowe masz już za sobą? Jakie masz wrażenia?

I tak na koniec, nie poświęcaj za dużo czasu na edukowaniu się odnośnie planowania, bo:
„Odrobina działania jest warta tyle co tona teorii.”  Ralph Waldo Emerson

Powodzenia i sukcesów!

Agata Chmielewska

OBSERWUJ NAS
ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA
Korzystaj z promocji i nowości!