Nowy Pracownik w Zespole - Onboarding w Kilku Krokach

Data aktualizacji: 2019-09-13

Przypomnij sobie swój pierwszy dzień w nowej pracy. Nawet, jeśli obecnie zajmujesz stanowisko kierownicze albo masz własną firmę, z pewnością kiedyś tego doświadczyłeś. Nowe wyzwanie, lekki stres przed nieznanym. I ta myśl: jak to będzie? Teraz spójrz na tę sytuację z punktu widzenia managera. Jak zaplanować i przygotować onboarding, aby był skuteczny? O czym trzeba pamiętać, żeby nowy pracownik chciał zostać w firmie na dłużej? 

Co to jest onboarding?

Onboarding to proces, który przygotowuje pracownika do rozpoczęcia pracy w danej firmie. Obejmuje wszystkie działania, dzięki którym zatrudniony łatwiej adaptuje się w organizacji. W trakcie wchodzenia w nową rolę pracownik powinien poznać strategię firmy, jej cele i wartości, strukturę organizacji. Warto, aby zapoznał się z firmowymi procedurami dotyczącymi komunikacji, zgłaszania urlopów. Należy upewnić się, że zna zakres swoich obowiązków i wie, jakie ma możliwości rozwoju. Ważne: onboarding powinien rozpocząć się jeszcze w trakcie rozmowy rekrutacyjnej, a najpóźniej przed przyjściem nowej osoby do pracy!

Dlaczego onboarding jest ważny?

Onboarding pozwala na wdrożenie i przeszkolenie nowego pracownika. Dzięki niemu osoba, która dołącza do zespołu łatwiej odnajduje się w nowej sytuacji. Po sprawnie i dobrze przeprowadzonym procesie onboardingu nowy pracownik jest w stanie szybciej rozpocząć wykonywanie swoich obowiązków, a jego koledzy i koleżanki z pracy mogą go skutecznie wspomóc. Świeżo upieczony członek zespołu szybciej się zaaklimatyzuje i zacznie efektywnie pracować. Onboarding to dobre narzędzie w drodze do tworzenia Zespołu Marzeń, o którym pisała niedawno w artykule Szefowa Katalogu Marzeń, Asia.

Dołączenie nowego pracownika do zespołu to ważny moment dla całego teamu.

Onboarding — jak skutecznie wdrożyć nowego pracownika?

Wdrażanie pracownika w funkcjonowanie firmy może przybrać różne formy. Warto zadbać o ich zróżnicowanie. To nie tylko urozmaicenie sposobu, w jaki zatrudniony dowiaduje się nowych rzeczy na temat przedsiębiorstwa. To gwarancja, że zapamięta maksymalną ilość informacji. Możemy przeplatać bezpośrednie spotkania z pogadankami; połączyć wykłady, prezentacje, gry onboardingowe i inne formy szkoleń. W dalszej części artykułu podpowiadamy, jak usystematyzować proces onboardingu.

Przekaż najważniejsze informacje

Osoba, która rozpoczyna pracę w nowej organizacji chce dokładnie wiedzieć, co będzie robić i jaki jej praca ma cel. Przedstawienie misji firmy, jej strategii i struktury organizacji są dla pracownika zdecydowanie kluczowe. Postaraj się jak najlepiej wyjaśnić mu jego rolę w zespole. Jakie będzie wykonywał zadania, w jaki sposób będzie rozliczany z efektów swojej pracy. Dzięki temu lepiej wczuje się w swoją rolę i będzie działać zgodnie z założeniami organizacji. 

Poinformuj swój zespół

Czy jesteś pewien, że każdy członek zespołu wie o Twoim rekrutacyjnym sukcesie? Nie zapominaj, że nie tylko rekruter powinien być zaangażowany w proces onboardingu nowego pracownika. To informacja, która powinna dotrzeć do osób zajmujących się administracją, adminów strony i osób z teamu, do którego dołącza nowy pracownik. 

Zaplanuj czas pracownika na pierwszy tydzień w pracy

Zadbaj o to, żeby nowy pracownik wiedział, czego ma się spodziewać pierwszego dnia w pracy. O której godzinie powinien pojawić się w biurze, czy zabrać ze sobą jakieś dokumenty. Może czeka go sesja fotograficzna albo indywidualne spotkanie z każdym członkiem zespołu? Na pewno będzie czuł się pewniej, kiedy pozna ramowy plan tego ważnego dnia.

Zatroszcz się o to, żeby nowa osoba nie czuła się zagubiona także w kolejnych dniach w firmie. Sam zaplanuj indywidualne spotkania z członkami zespołu. To dobre rozwiązanie dla dwóch stron: nowy pracownik nie jest zdezorientowany, a osoby, z którymi się spotyka, mają czas na przygotowanie się do spotkania. Nie stawiaj ich przed faktem. Dzięki temu dokładnie opowiedzą, czym się zajmują i będą w stanie poświęcić nowemu koledze lub koleżance wystarczającą ilość czasu. Zatrudniony zrozumie, czym zajmują się poszczególne działy, jak firma funkcjonuje na co dzień. Będzie wiedzieć, do kogo zwrócić się z konkretnymi pytaniami. Unikniesz sytuacji, w której nowy pracownik poczuje się niepotrzebny i oszczędzisz innym członkom zespołu frustracji z niezapowiedzianych spotkań, do których nie czują się przygotowani.

Spotkania z szefem i członkami zespołu są bardzo ważnym elementem onboardingu.

Dbaj o motywację pracownika już od samego początku

Motywacja pracownika jest najwyższa na samym początku podjęcia nowej pracy. Nam powinno zależeć na tym, żeby tak wysoki poziom zaangażowania utrzymywać jak najdłużej. Po początkowej ekscytacji pojawieniem się nowej osoby w zespole jej obecność staje się dla nas codziennością. Pamiętaj, że to właśnie po kilku tygodniach od startu pracownik zostaje sam ze swoimi zadaniami, pojawiają się pierwsze kryzysy merytoryczne. Wtedy Twoja obecność i wsparcie są dla niego nieocenione. 

Pracownik staje się coraz bardziej pewny siebie z każdą pokonaną przeszkodą i rozwiązanym problemem. Musimy być jednak czujni, aby nie zostawić go z tym zupełnie samego i nie utracić jego zaangażowania. Musisz poznać swojego pracownika. Dowiedz się, co go motywuje. Jakie czynniki sprawiają, że angażuje się w powierzone mu zadania? Możesz wykorzystać badanie indywidualnego profilu motywacji, o którym niedawno pisaliśmy w artykule przygotowanym z HR Business Partner. Poznane czynniki ułóż w długoterminowy plan motywacyjny szyty na miarę dla Twojego pracownika.

Zadbaj o formalności

Jeśli nie podpisywaliście umowy wcześniej — zróbcie to pierwszego dnia pracy. To bardzo ważne, żeby przygotować wszelkie niezbędne dokumenty, formularze i podpisy, zanim pracownik rozpocznie swój pierwszy dzień w nowym miejscu. Dbasz w ten sposób o profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Pracownik ma pewność, że wszelkie formalności zostały dopięte i może zająć się kolejnymi etapami zagłębiania się w tajniki działania przedsiębiorstwa, którego staje się częścią.

Nadaj niezbędne uprawnienia

Dostęp do niektórych systemów nadajemy dopiero po pewnym czasie. Przemyśl jednak, które z nich są konieczne już od początku pracy. Z czego korzystacie na co dzień? Konto mailowe, wewnętrzne systemy zarządzania projektami, Slack, Trello, lunchowe grupy na Facebooku? Zadbaj o to, żeby nowa osoba nie poczuła się wykluczona. Niech stanie się pełnoprawnym członkiem zespołu już od pierwszego dnia!

Wyznacz mentora dla nowego pracownika

Ustalcie w zespole, kto będzie opiekunem nowej osoby. To tak zwany buddy. Kiedy nowy pracownik będzie miał jakiekolwiek pytanie, buddy będzie jego pierwszym pomocnikiem. Sam udzieli odpowiedzi na nurtujące pytanie lub skieruje go do kogoś, kto pomoże mu rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące danego zagadnienia.

Buddy pełni rolę opiekuna nowej osoby w firmie. To ona będzie odpowiadać na pytania i wspierać nowego pracownika w pierwszych dniach pracy

Opowiedz o firmowych zwyczajach

Najczęściej zapominamy o tym, co dla nas stało się już rutyną. Przejdź się z nowym pracownikiem po biurze. Wyjaśnij kto gdzie siedzi, jakie są zasady korzystania z pomieszczeń wspólnych. W naszej Katalogowej kuchni przeprowadzamy "szkolenia" z używania ekspresu i podpisywania naszych pudełek z obiadami. Wszystko od razu staje się jasne :) Nowi członkowie zespołu mają pewien “okres ochronny”, kiedy mogą przyglądać się firmowym procesom i rytuałom. Później sami z chęcią zgłaszają się do owocowych dyżurów i uczestniczenia w innych zwyczajach, które panują w naszej firmie. Obchodzimy urodziny każdej osoby, która jest w naszym zespole. Dostaje ona od nas prezent i voucher. Co tydzień organizujemy spotkania statusowe, a po nich losujemy vouchery na przeżycia, dzięki czemu każdy pracownik może testować ofertę Katalogu Marzeń. Takie informacje też warto przekazać już na początku!

Przygotuj miejsce pracy

Przed pojawieniem się nowej osoby w firmie przemyśl, czy jej przyszłe miejsce pracy jest gotowe. Zorganizuj biurko i potrzebny sprzęt. Być może przyda się małe przemeblowanie? Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Najlepiej zacząć o tym myśleć już w momencie rozpoczęcia rekrutacji. 

Niespodzianka na dobry początek

Miejsce pracy jest już przygotowane. Teraz zorganizuj welcome pack dla nowego pracownika! Możesz podarować mu kilka firmowych gadżetów, które sprawią, że będzie mu się łatwiej pracowało. To może być naprawdę drobny prezent dla pracownika. W Katalogu Marzeń w skład powitalnej paczuszki wchodzi notes z firmowym logo, długopisy, naklejki. Dodaj od siebie coś osobistego! U nas świeże talenty otrzymują kartki z przywitaniem i miłym słowem z podpisami całego teamu. Może warto zostawić welcome pack na nowym biurku pracownika? Tak prosty gest gwarantuje szeroki uśmiech na twarzy nowej osoby. Od razu poczuje się jak członek zespołu!

Każdy nowy pracownik dostaje mały welcome pack pierwszego dnia w pracy. 

Jakie korzyści ma onboarding?

Przeprowadzenie rzetelnie przygotowanego procesu onboardingu pozytywnie wpływa na motywację i zaangażowanie nowych pracowników. Osoby, które dołączają do firmy identyfikują się z jej wartościami i celami oraz łatwiej budują relacje wewnątrz organizacji. To wszystko sprawia, że pracownik adaptuje się szybciej; staje się efektywny i samodzielny już niedługo po dołączeniu do zespołu. Onboarding to szansa nie tylko dla nowego pracownika, ale dla całego teamu. Zapewnia lepszy przepływ informacji i pozytywnie oddziałuje na atmosferę w firmie. 

Onboarding to proces, który trwa dłużej niż kilka dni. Warto bacznie obserwować jego efekty. Zapytaj nowego pracownika po dwóch tygodniach czy ma wszystko, czego potrzebuje. Może pojawiły się jakieś nowe pytania lub niejasności? Dzięki jego spostrzeżeniom możesz ulepszać założenia onboardingu w Twojej firmie. I znów jesteś o krok bliżej do stworzenia prawdziwego Dream Teamu!

Junior Content Specialist
Moje największe miłości to podróże, jedzenie i... jedzenie. Lubię aktywnie spędzać czas i tylko dlatego mieszczę się jeszcze w drzwiach do biura. W wolnych chwilach czytam, piszę i generuję nowe pokłady pozytywnej energii podczas górskich wędrówek.

Data publikacji: 2019-08-12

OBSERWUJ NAS
ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA
Korzystaj z promocji i nowości!
Marzyciele! Aby spełnianie marzeń uczynić jeszcze prostszym, używamy plików cookies w celach statystycznych i marketingowych :) Więcej w Polityce Prywatności.